Els articles 12 i 27 de la Llei 39/2015, d'1 d'octubre, del Procediment Administratiu Comú de les Administracions Públiques estableixen que les Administracions Públiques hauran de garantir que la ciutadania pugui relacionar-se amb l'Administració a través de mitjans electrònics i que puguin obtenir còpies autèntiques dels documents públics administratius o privats. 

Així mateix, s'estableix que si alguna de les persones interessades no disposa dels mitjans electrònics necessaris, la identificació o signatura electrònica en el procediment administratiu es podrà realitzar a través d'un funcionari o funcionària públic habilitat a tal efecte. La Llei també determina que les Administracions públiques han de disposar d'un registre (o un altre sistema equivalent), que permeti deixar constància de la relació del personal funcionari habilitat per assistir els interessats en l'ús de mitjans electrònics, identificació i autenticació de la ciutadania, així com per a la realització de còpies autèntiques.

Per tot això, vist el que disposen els articles 80 lletra d) dels Estatuts de la Universitat Autònoma de Barcelona i l'article 2 del Reglament del Registre General de la UAB dicto aquesta instrucció mitjançant la qual es crea el Registre de Funcionaris Habilitats per a l'assistència dels interessats en l'ús de mitjans electrònics, identificació i autenticació de la ciutadania, i per a la realització de còpies autèntiques d'acord amb els criteris següents:

1. Objecte i àmbit d'aplicació: la present Instrucció té per objecte habilitar als funcionaris i funcionàries de la Universitat Autònoma de Barcelona per a assistir els interessats en l'ús de mitjans electrònics en la identificació i autenticació de persones físiques en les seves actuacions administratives de conformitat amb el que estableix l'article 12 de la llei 39/2015; així com per què puguin efectuar còpies autèntiques en el marc del que disposa l'article 27 de l'esmentada llei.
2. Inscripció dels funcionaris i funcionàries habilitats: queden inscrits en el Registre de Funcionaris Habilitats per a l'assistència dels interessats en l'ús de mitjans electrònics, identificació i autenticació de la ciutadania, el personal funcionari que consta a l'Annex I (Relació d'inscrits en el Registre de Funcionaris Habilitats).
   Així mateix, queden inscrits al Registre de Funcionaris Habilitats per a l'expedició de còpies autèntiques el personal funcionari relacionat a l'Annex II d'aquesta Instrucció (Relació d'inscrits en el Registre de Funcionaris Habilitats)..
3. Inscripció, modificació i cancel·lació del registre de funcionaris habilitats: des de l'entrada en funcionament d'aquesta instrucció la inscripció, modificació i cancel·lació en el Registre de Funcionaris Habilitats, tant per a l'assistència dels interessats en l'ús de mitjans electrònics, identificació i autenticació de la ciutadania, com per a la realització de còpies autèntiques  s'actualitzarà directament a través dels Annexos I i II (Relació d'inscrits en el Registre de Funcionaris Habilitats).
4. Durada de l'habilitació: la durada serà per temps indefinit, excepte que expressament s'indiqui una data de finalització de la mateixa.
5. Dades del registre: Al registre es farà constar les dades dels funcionaris habilitats següents:
   1. Nom i cognoms del funcionari o funcionària
   2. Ens i Unitat Administrativa
   3. Data d'alta al registre
   4. Tràmits pels quals està autoritzada l'habilitació
   5. Data de baixa al registre
6. Publicitat dels tràmits i actuacions: a la Seu Electrònica de la UAB es publicarà la relació dels tràmits i les actuacions dutes a terme per mitjans electrònics que poden ser objecte d'habilitació, així com els Annexos I i II d'aquesta instrucció (Relació d'inscrits en el Registre de Funcionaris Habilitats).
7. Custòdia del certificat digital: el certificat digital de la signatura electrònica lliurada al funcionari o funcionària habilitat romandrà sempre sota la custòdia exclusiva de la persona titular del mateix.
8. Requisits generals per a l'atorgament de l'habilitació: només podrà ser habilitat el personal funcionarien situació de servei actiu i durarà mentre mantinguin la situació administrativa existent al moment de l'habilitació.
9. Identificació i consentiment exprés del ciutadà o ciutadana: el ciutadà o ciutadana que sol·liciti la intervenció d'un funcionari o funcionària habilitada haurà de presentar per a la seva identificació el document nacional d'identitat o bé el NIE i/o el passaport en el cas de ciutadans estrangers. Així mateix, caldrà que el ciutadà o ciutadana atorgui un consentiment exprés per a cadascun dels tràmits o de les actuacions administratives per mitjans electrònics que requereixi. Aquest consentiment es durà a terme mitjançant el formulari que s'adjunta com a Annex III (Formulari de consentiment del ciutadà per a la seva indentificació per un funcionari habilitat)
10. Resguard del tràmit: el funcionari o funcionària habilitat lliurarà un justificant del tràmit electrònic realitzat, així com una còpia del consentiment exprés per escrit degudament complimentat i signat per les dues parts, que caldrà conservar.
11. Expedició de còpies autèntiques per part del funcionari o funcionària habilitat: L'expedició de còpies autentiques es durà a terme des de l'aplicació creada a tals efectes a la qual el personal funcionari hi accedirà nominalment a través de la plataforma corresponent. Les còpies autèntiques utilitzen el segell d'òrgan de la UAB i a les metadades hi consta la persona que ha efectuat la còpia autèntica i l'òrgan al qual està adscrita.